Redução de custos e Cálculo ROI na Gestão de Comércio Exterior

Vamos começar com sinceridade este artigo e falar abertamente de como atingir redução de custos:

Com softwares especialistas em seu negócio

Mas como tudo na vida, existe um custo, com o software não é diferente. Um sistema custa dinheiro, algo que a maioria das empresas não tem de sobra (ainda mais em crises como a atual), certo?

No processo decisório de aquisição de um software você tem o dever de calcular o retorno do investimento. No entanto, esse é um cálculo não tão simples quanto “o que eu pago hoje vs o que pagarei amanhã”.

É importante acertar em cheio no que você terá de ganhos para ter certeza de que sua empresa investirá seu dinheiro de forma assertiva.

Afinal, aprendi com meu pai desde cedo que dinheiro não aceita desaforo.

Pensando nisso, compartilho neste artigo alguns insights de como calcular o retorno do investimento na decisão de implementação de software de maneira direta e precisa.

Como calcular um ROI?

Antes de falar sobre como calcular o ROI, vai a primeira premissa. Pura, simples e concisa:

Escolha um Software SaaS. Puro SaaS. Aquele escalável, banco de dados único, 100% da nuvem, atualizados semanalmente sem necessidade de interação do cliente, com EAD, atendimento direto no software, tudo online.

Quer saber o porquê dessa premissa? Bem, para isso recomendo que leia dois artigos que publiquei sobre o tema. Um sobre a inteligência da nuvem aplicada a tecnologia e comércio exterior, onde falo de alguns mitos e verdades sobre a tecnologia SaaS. E outro publicado no Jornal Contábil que fala sobre as vantagens SaaS e seus benefícios.

Vamos então ao tema do artigo.calculo-de-roi

O que é retorno do investimento?

Um retorno do investimento, ou ROI, sempre foi tratado como um termo não abstrato e específico, relacionando o custo de um investimento em comparação ao seu benefício. Diziam que o ROI deveria sempre ser calculado da mesma maneira, seja para software ou qualquer outra coisa.

Bem, é verdade. Esse cálculo existe. Mas será que ele por si só é suficiente?

A fórmula usada para calcular o ROI é:

ROI = ganho de investimento – custo de investimento / custo de investimento

Senso comum, qualquer link da internet lhe dará essa fórmula.
Mas vamos aprofundar nesta equação.

Ganho de investimento

Ganho de investimento é simples e abaixo tratarei dois casos de como mensurar o ganho de investimento.

Ganho de investimento em tecnologia para redução de custos nos processos de comércio exterior

Quando implementamos um software para processos de serviço, você não verá um aumento claro na receita para uma matemática simplista.

Por exemplo, todo processo de comércio exterior tem em sua essência a rotina dos cálculos de impostos como IPI, PIS, COFINS e ICMS. Além disso, possuem despesas padrão como Siscomex, THC, AFRMM, etc.

Enfim, se a sua empresa erra em algum cálculo, poderá receber uma multa. Então o software vem para minimizar o erro humano e automatizar esse processo, reduzindo assim a probabilidade de multas. O dinheiro que você não paga em multas seria, por exemplo, um ganho em investimento.

Existem também os mais antigos como aqueles empresários que viam o valor do ROI na diminuição dos seus custos com pessoas. Aquela velha premissa de “com um software, poderei ter menos 50% do headcount atual.

Bem… isso é bobagem. Acredite!

A transformação digital não vem para diminuir os empregos e sim para maximizar o tempo e o talento humano do seu, já enxuto, time.

O melhor ganho que você poderá calcular é o quanto o software tem de recursos que ajudarão você a realizar o trabalho que você já faz com mais eficiência.

O tempo que você economiza e o trabalho extra que você pode realizar como resultado representam outra parte do dinheiro que você ganha.

Trato isso na parte final do artigo com mais ênfase e separado por porte de empresa.

Ganho de investimento em implementação de tecnologia para complementar alguma ação já realizada

Vamos supor que você deseja montar uma loja online para vender mais seus produtos importados, seja ele B2B ou B2C.

Bem, por que é complementar? Você já vende, certo? Você também já consegue vender remotamente, certo? Então nesta ação, você está expandindo seus canais de aquisição de clientes e adicionando um “plus” a uma tecnologia já existente. Por isso, o cálculo é mais simples.

Então, o ganho de investimento aqui é mensurado pelo aumento de vendas através de um novo canal. Ponto. Nada de complicar o descomplicado.

Para finalizar o tema ganho de investimento:

Pode não ser seu caso, mas acredito que grande parte dos profissionais que leem este artigo, escolhem por um novo software para substituir algum antigo.

Esse sistema antigo lhe custa um dinheiro, que chamaremos aqui de X. O novo software lhe custará Y.  Sendo assim, você poderá também adicionar ao seu cálculo de ROI a equação mais simplista, X – Y = Z.

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Custo do Investimento

O custo do seu investimento é também simples. Ele é a soma da quantia gasta na implementação e manutenção do seu novo sistema.

Uma dica: Se você se deparar com os custos taxas de licenciamento, licença de uso, instalação, customização, custo de servidor, custo da nuvem. FUJA!

Se você está no caminho certo e escolhendo uma empresa SaaS, os seus custos de investimento serão apenas mensalidades e onboarding (ou treinamento para alguns).

Algumas SaaS podem cobrar uma taxa de Setup para criar seu ambiente e suas parametrizações. Em segmentos complexos como o de comércio exterior, faz sentido.

Além do cash puro e real que o sistema custará, também pense no custo de horas/homem. O tempo que sua equipe gastará para aprender sobre o novo sistema deve ser levado em consideração.

Mas vale ressaltar, uma das características mais importantes das SaaS é que elas devem ser user friendly e intuitiva, facilitando muito a absorção dos treinamentos e reduzindo de forma significativa o tempo de implementação, para que tudo esteja pronto para o tão desejado Go-Live.

É importante se programar, pois lhe garanto que durante o treinamento, existirá um período de produtividade reduzida da sua equipe. Apenas enquanto ela se ajusta.

Por fim, antes de contratar o software, leve a sério as demonstrações / visitas comerciais. Inicie essas reuniões apresentando quais as suas principais dores, anseios e desejos. Vá preparado!

Com as informações em mãos, o profissional da empresa de software tem a missão de lhe apresentar todo o potencial da ferramenta que lhe deseja vender.

Isso ajudará muito no seu processo decisório, pois você terá uma visão clara dos ganhos com o sistema apresentado.

Diretrizes para o cálculo do ROI e o impacto na redução de custos

Apesar de tudo que falamos até aqui, o cálculo do ROI pode ser difícil na sua empresa.  Talvez você não saiba como quantificar o tempo que está economizando.

Na minha visão, essa é a métrica mais importante.

A redução de custos quando se contrata um software é muito além do que simplesmente valor mensal que eu pago na ferramenta (já falamos sobre isso). Ela tem seu valor intrínseco, o seu valor cultural para a empresa.

E com essa cultura inovadora estabelecida, é meio caminho andado para a tão sonhada transformação digital.

O real impacto de ROI que você tem ao contratar uma solução SaaS está na maximização do tempo e talento humano do seu time, ou seja, redução de custos e aumento de qualidade.

A produtividade da sua equipe DEVE aumentar com o uso de um software. Aumentar em capacidade de entrega, capacidade de inovação e capacidade de fazer mais com menos.

Vamos a um exemplo simples.

É senso comum aos importadores sobre a dificuldade de emitir uma NF de entrada sem um software especialista.

Durante minha jornada pude conhecer empresas que levavam 3, 4… 6 horas para emitir uma nota fiscal de importação.

Então vamos ao cálculo:

Consideraremos um profissional com salário de R$3.000,00. Logo, a conta básica que sempre fazemos para saber o custo real dele é de vezes 1,7. Seguindo o raciocínio temos então:

  • Custo médio mensal: R$5.100,00
  • Custo médio por semana: R$1.275,00 ( Valor mês / 4 )
  • Custo médio por dia: R$231,81 ( Valor mês / 22 )
  • Custo médio por hora: R$28,97 [ (Valor mês / 22) / 8 ]

Se levarmos em consideração o caso que citei, da empresa que levava 6h para emitir uma Nota Fiscal, o custo da empresa por NF seria de R$173,82.

Considerando que essa empresa emite 20 NFs por mês, ela tem um custo de R$3.476,40 e uma alocação de 120h de recurso para essa ação. Praticamente 70% do tempo deste recurso está na emissão de Notas Fiscais.

Sim. Para executar uma única tarefa.

Agora, se você tem um software que emite em poucos minutos cada NF, você tem um ganho de investimento gigantesco e um enorme impacto com redução de custos. Não acha?

Quero que você, que leu até aqui, pare e imagine a quantidade de ações que este personagem fictício (criado de um exemplo real) poderia realizar em 100h mensais.

Vislumbre toda aquela tarefa que você sempre sonhou em ter e acha que não pode contratar novos recursos para realizar. Viu? Agora você tem!

Por isso que a transformação digital nunca pode ser pensada em redução de custos por headcount. E sim, em potencialização do tempo e talento do seu time! Sempre tem algo a acrescentar na sua operação.

Mas claro, este é um exemplo que não se aplica a todas as empresas. Por isso, finalizarei este artigo com discussões sobre a transformação digital e o ROI por porte da empresa.

O “m” que vem antes das PMEs

Vamos a microempresas que possuem um ou dois sócios e no máximo um colaborador.

Vocês têm meu respeito! Fazem tudo! Exatamente tudo!

Mas isso não significa que fazem direito. Veja se cabe a você essas afirmações:

  • Perdem horas e horas para, por exemplo, fazer o controle de embarque das suas importações;
  • Levam muito tempo para preencher a sua “planilha mágica” e realizar uma simulação do custo de importação e entender a viabilidade do negócio;
  • Fazem a complexa gestão financeira “na unha” e “na ponta do lápis”. Afinal o fluxo de caixa, contas a pagar/receber e DRE, não podem ter erros!

E se eu te dissesse que você poderia otimizar 90% do seu tempo com um software?

Quanto vale o seu tempo?

Que tal alocar essas horas que ganhou para rentabilizar o seu business?

Vá prospectar novos clientes, fechar novos acordos, novas parcerias, melhorar suas negociações e trazer mais dinheiro. Ou seja, focar naquilo que realmente é seu trabalho.

O “P” das PMEs

Vamos usar como exemplo para o P da PME, as empresas até 10 funcionários.

Todo mundo sabe que, quanto menor a empresa, mais enxuta é a equipe e maior a dificuldade de inovar.

E por que é difícil inovar?

É porque todos estão alocados em tarefas repetitivas até o limite. Além disso, por característica, as pequenas empresas possuem equipes multidisciplinares. Ou seja, uma pessoa tem mais de uma função. O resultado é, claramente, uma equipe focada em executar tarefas e não em pensar sobre novas propostas.

Usando o mesmo exemplo de ganho de tempo, posso lhe garantir que com um software você poderá:

  • Ganhar mais qualidade nas entregas do seu time e pares de trabalho;
  • Maior velocidade nas entregas (E no comex “Time is Money”);
  • Suas equipes multidisciplinares irão exercer todas as funções de maneira mais ágil e poderão fazer ainda mais pela sua companhia. Como por exemplo, pensar em inovações.

O “M” das PMEs

Uma média empresa tem profissionais extremamente qualificados e equipes enxutas para os processos morosos do comex.

Vamos usar um caso “fictício” de uma média empresa que conheci em 2019. Ela tinha trinta funcionários e faturamento de R$9MM por mês.

Olhei para o time de vendas e vi doze colaboradores utilizando um Software CRM “de ponta”. Também olhei para o Marketing e vi dois recursos com o melhor software de Inbound e Outbound Marketing.

Então olhei para o faturamento, tinham 2 recursos alocados (apenas para faturar) e mais 2 recursos financeiros imputando dados em um dos ERPs mais utilizados pelas médias empresas.

Sabe o que eu vi também?

Um time de quatro colaboradores no comércio exterior e, por incrível que pareça, com o excel como software principal.

Ou seja, as demais áreas dessa empresa já passaram pela transformação digital, menos a área de comercio exterior. Lembre-se que redução de custos não significa ficar para trás.
E o mais importante. O produto Core Business dessa empresa era produzido 100% com material importado. Sem o material importado, não existiria produto!

Todo o controle de importação estava em planilhas, toda a informação financeira dos processos estavam impressos em papel no canto da mesa.

Esses “papéis sem importância alguma”, só continham informações de todas as despesas do processo como os custo dos despachantes, adiantamentos à faturar, impostos a pagar… enfim. Você entendeu.

Estes papéis eram depositados em uma caixinha com nome “contas a pagar do comex”. Com isso, o time financeiro buscava essa informação e iniciava o processo de input dos dados no ERP milionário que haviam contratado.

Olha o risco dessa empresa. Olha o processo.

E se ocorrer erro humano, deixo claro, este erro jamais deve ser apontado como culpa do profissional. Afinal, ele executa uma tarefa morosa que se torna facilmente aberta a erros.

Enfim, essa empresa “fictícia” já tem tudo automatizado hoje em dia. Não demitiu um funcionário sequer e hoje, dobrou a quantidade de processos realizados.

Informações-importantes

Para finalizar uma dica essencial:

Faça a lição de casa antes de trocar o seu software.Faça seu mapa de processos, desenhe mesmo.

Pontue claramente os must to have e nice to have que o software deve ter para passar pela primeira triagem.

Avalie o budget que tem para a implementação de um software.

Procure softwares que possam integrar todas as suas áreas e, até mesmo, outros softwares já existentes na sua operação.

Veja se o seu time está contigo na troca do software. As maiores barreiras que já presenciei é da autossabotagem do time que não quer sair da zona de conforto. Esses são itens essenciais para a redução de custos.

E o mais importante, procure um sistema especialista ao seu Core Business.

Para obter assistência especializada e identificar a melhor solução para a sua empresa, entre em contato com a GETT. Não perca tempo:

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Artigo escrito por: Thiago Furtado

CEO da GETT, especialista em Scale-Ups & Start-ups SaaS/PaaS, mentor da aceleradora 4Comex, empreendedor,  idealizador do Comex Digital Talk e consultor especializado em estratégias de vendas, marketing e customer success para software houses PME´s. Thiago é formado em Propaganda & Marketing, pós-graduado em gestão de marketing e especializado em inovação digital. Desde os 20 anos atua em tecnologia e acredita que a transformação digital deve ser aliada a maximização do tempo e talento humano dos profissionais. 

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