Thiago Furtado: Guia para emissão de notas fiscais de importação e exportação
A emissão de notas fiscais, com destaque no setor de comércio exterior, guarda diversas particularidades e acaba sendo motivo de grande preocupação para empresas que trabalham diariamente com importação e exportação. Principalmente, por erros de cálculos tributários que podem ser cometidos na emissão.
Além disso, é de senso comum que existem importações que levam até 08h para que sejam digitados todos os itens para sua completa emissão. Ambos os casos impactam diretamente no faturamento e na eficiência das empresas.
Apesar de existirem no mercado diversos softwares que facilitam e unificam a emissão das NFs, poucas são especialistas em comércio exterior, direcionando esforços manuais e utilização de planilhas diferentes.
Existem também, milhares de empresas que ainda atuam com a emissão manual da nota, sem auxílio da tecnologia, o que com certeza acaba aumentando as chances de falhas.
Para facilitar um pouco esse processo, preparamos esse passo-a-passo para auxiliar você e sua empresa na hora de emitir notas. Aqui você vai encontrar informações para a emissão das seguintes notas fiscais: NF de Exportação Direta, NF de Exportação Indireta, NF de Importação Indireta, NF de Importação por Conta e Ordem, NF de Vendas para Dentro do Estado, NF de Venda para Fora do Estado e NF Complementar.
NOTA FISCAL DE EXPORTAÇÃO DIRETA
Quando a mercadoria é vendida diretamente para o comprador fora do país, ou seja, sem intermediários, estamos lidando com uma exportação direta.
Nesse tipo de transação, há a não incidência de tributos. Entretanto, é de suma importância preencher a nota fiscal de exportação direta para que não ocorra problemas no momento de gerar a Declaração Única de Exportação (DU-e)
Para emitir a nota fiscal de exportação direta é necessário:
1) Dados do destinatário da NF
Especificar os dados do destinatário que é o seu cliente no exterior. Como é uma empresa do exterior, você vai indicar o Nome da empresa e Endereço completo. No endereço, deve ser informado no campo Cidade o termo Exterior e no campo UF o termo EX.
2) Informações gerais da Nota Fiscal
Definir a natureza da operação, geralmente é utilizado: Remessa com fim específico de exportação;
Deve mencionar o Local de embarque e UF onde a mercadoria será embarcada.
3) Produtos da Nota Fiscal
Descrever o nome do produto, NCM, quantidade comercial e tributária, valor unitário comercial e tributário. A unidade de medida informada na quantidade tributária deve ser a unidade estatística da NCM;
CFOP: 7.101 (fabricação própria) ou 7.102 (revenda de mercadorias);
Os impostos do IPI, PIS, COFINS e ICMS não são tributáveis.
4) Total da Nota Fiscal
Lançar os totais dos produtos e da Nota Fiscal.
5) Mensagem de Informações Adicionais
Caso necessário, digitar o número da NF de entrada, nome do fornecedor com CNPJ e dados da invoice.
NOTA FISCAL DE EXPORTAÇÃO INDIRETA
A nota fiscal de exportação indireta diz respeito a empresa interessada em exportar seus produtos, e as comerciais exportadoras/trading companies que são as responsáveis por gerenciar todo o caminho da mercadoria, desde a saída até o exterior.
Ou seja, quando os produtos que são enviados de uma empresa para um estabelecimento que será responsável pelo processo de exportação, é necessário emitir nota de exportação indireta para que seja possível a circulação dos produtos.
Lembrando que não há impostos na saída da mercadoria para fora do país, assim como na exportação direta para o exterior. Desta forma, as comerciais exportadoras e as tranding companies têm os mesmos benefícios que são destinados a exportação.
Para emitir a nota é necessário:
1) Dados do destinatário da NF
Especificar os dados do destinatário que é o seu cliente no exterior. Como é uma empresa do exterior, você vai indicar o Nome da empresa e Endereço completo. No endereço, deve ser informado no campo Cidade o termo Exterior e no campo UF o termo EX.
2) Informações gerais da Nota Fiscal
Definir a natureza da operação, geralmente é utilizado: Remessa com Fim Específico de Exportação;
Deve mencionar o Local de embarque e UF onde a mercadoria será embarcada.
3) Produtos da Nota Fiscal
Descrever o nome do produto, NCM, quantidade comercial e tributária, valor unitário comercial e tributário. A unidade de medida informada na quantidade tributária deve ser a unidade estatística da NCM;
CFOP: 7.501 (Exportação de mercadorias recebidas com fim específico de exportação);
Informar a chave de acesso da Nota Fiscal de entrada da mercadoria recebida para exportação, o número do Registro de Exportação e a quantidade comercial exportada;
Os impostos do IPI, PIS, COFINS e ICMS não são tributáveis.
4) Total da Nota Fiscal
Lançar os totais dos produtos e da Nota Fiscal.
5) Mensagem de Informações Adicionais
Caso necessário, digitar o número da NF de entrada, nome do fornecedor com CNPJ e dados da invoice.
Com a DU-e, a exportadora não possui mais o número do Registro de Exportação, onde pode ser informado”.
NOTA FISCAL DE IMPORTAÇÃO DIRETA
A nota fiscal de importação direta deve ser feita pela empresa importadora quando o produto for nacionalizado. Ela é requerida quando estamos lidando com produtos importados diretamente do exterior, levando em consideração o trajeto desde a repartição aduaneira até o estabelecimento que importou.
Lembrando que estamos tratando de empresas importadoras que se comportam como consumidores finais e que, apenas no futuro, vendem o produto, modificado ou não, em território nacional.
Optar pela importação direta é interessante para aqueles que não querem depender de intermediários para realizarem seus processos de importação. Além disso, este modelo é uma excelente alternativa quando já se domina muito bem a rede de fornecedores, conhecimento sobre o país do qual está importando, a relação dele com o Brasil, quando se tem em mente todas as etapas envolvidas no processo e um sistema de apoio.
Para emitir a nota é necessário:
1) Dados do Remetente da Nota Fiscal
Você deve inserir os dados do Exportador que constam na DI. Como é uma pessoa do exterior, você vai informar o endereço, no campo de Município deve ser informado “EXTERIOR” e no campo U.F. deve ser informado “EX”.
2) Informações gerais da Nota Fiscal
No campo de Natureza de Operação deve ser especificado que é uma operação “Importação”.
3) Produtos da Nota Fiscal
Formação do preço de nacionalização:
– Localize o valor unitário do produto dentro da Adição da Declaração de Importação, multiplique este valor pela quantidade, após isto multiplique pela taxa de câmbio da moeda de compra que foi utilizada no registro da DI;
– Caso a Declaração de Importação (DI) possua valor de THC, Frete, Seguro, Antidumping ou outras despesas que são somadas junto ao valor do produto, você deve efetuar o rateio de cada despesa e somar no valor da mercadoria, chegando no valor aduaneiro;
– Utilize um CFOP que inicie com 3, exemplo o 3.102 para uma operação de compra para comercialização;
– Para cada produto deve ser informado o número e data de registro da Declaração de Importação, dados sobre o desembaraço, via de transporte, adição no qual o produto está associado entre outras informações relacionadas a importação da mercadoria;
– Deve-se usar as alíquotas dos impostos que estão na Adição da Declaração de Importação no qual o produto foi associado.
4) Total da Nota Fiscal
Os totais da Nota Fiscal são o resultado dos valores de impostos calculado em cada produto.
No campo de Outras Despesas acessórias, deve ser somado o valor da Taxa do Siscomex e algumas empresas somam também o AFRMM, Valor total do PIS e Valor total do COFINS.
No campo de Total da NF são considerados os valores: Produto + II + IPI + ICMS + ICMS ST + Outras despesas (Siscomex, AFRMM, PIS e COFINS).
5) Mensagem de Informações Adicionais
Por fim, é imprescindível que o importador inclua no campo de dados adicionais da Nota Fiscal de Importação Direta, o número da Declaração de Importação (D.I), sem erros, para que não haja a necessidade da emissão de uma nova NF ou Carta de Correção Eletrônica.
Caso a sua empresa some o valor do AFRMM, PIS e COFINS no campo de Outras Despesas Acessórias, é recomendado você detalhar também estes valores.
NOTA FISCAL DE IMPORTAÇÃO POR CONTA E ORDEM
A Importação por Conta e Ordem é adotada por estabelecimentos que visam terceirizar seu processo. E como isso funciona?
Por meio de um contrato, uma empresa (nomeada de “adquirente” pela receita federal) que está interessada em certa mercadoria, contrata uma prestadora de serviço (que é chamada de importadora por conta e ordem) para realizar a importação.
A empresa importadora, além de resolver as questões burocráticas que o processo de importação exige, pode buscar fornecedores, cotar preços e intermediar acordos entre todos os personagens envolvidos na importação.
Para que essa parceria aconteça, as duas empresas devem seguir uma série de requisitos e obrigações da Receita Federal como:
– No momento de elaborar a Declaração de Importação (DI), o importador por conta e ordem deve indicar o número de inscrição da empresa adquirente no CNPJ;
– O conhecimento de carga correspondente deve estar consignado ao importador contratado, para que ele consiga fazer o despacho aduaneiro e retirar as mercadorias;
– A fatura comercial precisa identificar o adquirente da mercadoria.
Além disso, há outras obrigações envolvendo notas fiscais que são de responsabilidade da importadora por conta e ordem. Estes encargos são:
– Sobre Nota Fiscal de entrada das mercadorias: Deverá ser emitida na data em que se completar o despacho aduaneiro e informar junto aos produtos os dados da Declaração de Importação e do Adquirente;
– Para Nota Fiscal de Saída: Deve ser emitida na data de saída das mercadorias do seu estabelecimento, tendo como destinatário o adquirente, ou seja, a empresa que o contratou para realizar a operação. Nela deve constar o valor das mercadorias já somado ao valor dos tributos, despesas logísticas e operacionais incidentes na importação, além do destaque do ICMS;
– E por fim, Nota Fiscal de Serviços: Também deve ser emitida na data de saída das mercadorias do seu estabelecimento e tendo o adquirente como destinatário. Nela deve constar o valor dos serviços prestados ao adquirente, informando o número das NFs de saída das mercadorias cujo serviços foram prestados.
Lembrando que a importadora deve deixar claro em seus registros fiscais e contábeis que os produtos são domínio de terceiros.
NOTA FISCAL DE VENDAS PARA DENTRO DO ESTADO
A nota fiscal de venda para dentro do Estado é um documento que, além de ser uma obrigação tributária, garante a relação comercial entre empresa e cliente quando ambos estão no mesmo Estado.
Temos que recordar que existem duas diferentes notas fiscais de venda: NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) que é designada para a venda e produtos, e a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) que é necessária para a comercialização de serviços.
Para emitir a nota é necessário:
1) Dados do destinatário da NF
Especificar os dados do destinatário que é o seu cliente na operação de venda. Definir se é uma pessoa física (CPF) ou jurídica (CNPJ), colocar o Nome ou Razão social e endereço completo. Caso for uma pessoa jurídica, definir a situação fiscal dele, se é ou não contribuinte de ICMS ou se é isento.
2) Informações gerais da Nota Fiscal
– Definir a presença do comprador;
– Definir a natureza da operação, geralmente é utilizado: Venda de mercadoria;
– Escolher a Modalidade do frete e caso necessário, especificar a Transportadora e os valores de frete e seguro, volumes que serão transportados com peso bruto e líquido além do endereço de entrega;
– Definir a forma de pagamento da venda com o meio de recebimento alinhado com o cliente. Inserir as duplicatas de cobrança conforme a forma de pagamento definida.
3) Produtos na Nota Fiscal
Descrever o nome do produto, NCM, quantidade comercial e tributária, valor unitário comercial e tributário, especificar o CFOP, colocar os impostos recolhidos (IPI, PIS, COFINS, ICMS, ICMS ST, FCP e FCP ST) e para cada imposto deve ser definido o Código de Situação Tributária (CST), este código define as regras de preenchimento das informações obrigatórias. Caso o produto possua ICMS ST, deve ser informado o CEST (Código Especificador da Substituição Tributária).
4) Total da Nota Fiscal
Nos Totais da nota fiscal de venda, especificar valores aproximados dos tributos caso o destinatário for consumidor final e revisar os valores totais da Nota Fiscal de Venda.
5) Mensagem de Informações Adicionais
Caso necessário, digitar no campo de Informações adicionais o número do pedido de venda e endereço de entrega da mercadoria.
É importante se atentar para a escolha do CFOP (Código Fiscal de Operação e Prestação) de acordo com o tipo de venda realizada. Nas operações de vendas dentro do Estado devem ser utilizados códigos que iniciam com o número 5, por exemplo:
5102 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros (para clientes sem substituição tributária;
5403 – Venda de mercadoria, adquirida ou recebida de terceiros, sujeita ao regime de substituição tributária (quando sua empresa paga o imposto);
5405 – Venda de mercadoria, adquirida ou recebida de terceiros, sujeita ao regime de substituição tributária (o pagamento do imposto é de responsabilidade de quem adquiriu a mercadoria);
5110 – Venda de mercadoria, adquirida ou recebida de terceiros, destinada à Zona Franca de Manaus ou Áreas de Livre Comércio;
5551 – Venda de bem do ativo imobilizado;
5114 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros remetida anteriormente em consignação mercantil;
5115 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, recebida anteriormente em consignação mercantil;
5117 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, originada de encomenda para entrega futura;
5119 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros entregue ao destinatário por conta e ordem do adquirente originário, em venda à ordem;
5120 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros entregue ao destinatário pelo vendedor remetente, em venda à ordem;
5922 – Lançamento efetuado a título de simples faturamento decorrente de venda para entrega futura;
5104 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, efetuada fora do estabelecimento;
5123 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros remetida para industrialização, por conta e ordem do adquirente, sem transitar pelo estabelecimento do adquirente.
NOTA FISCAL DE VENDA PARA FORA DO ESTADO
Para concretizar uma relação comercial (compra e venda) entre empresa e seu cliente, seja ele consumidor final ou outra companhia que esteja situada em um Estado diferente da sede da corporação, é necessário a nota fiscal de venda para fora do Estado.
Nesse documento deve conter informações relativas aos produtos que estão sendo comercializados (quantidade, peso líquido e peso bruto), impostos recolhidos na venda, códigos específicos, como a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), Código Especificador da Substituição Tributária (CEST) e CFOP.
Para emitir a nota é necessário:
1) Dados do destinatário da NF
Especificar os dados do destinatário que é o seu cliente na operação de venda. Definir é uma pessoa física (CPF) ou jurídica (CNPJ), colocar o Nome ou Razão social e endereço completo. Caso for uma pessoa jurídica, definir a situação fiscal dele, se é ou não contribuinte de ICMS ou se é isento.
2) Informações gerais da Nota Fiscal
Definir a presença do comprador;
Definir a natureza da operação, geralmente é utilizado: Venda de mercadoria. Este campo também é utilizado para descrever outras operações como Remessa, Consignação e etc;
Escolher a Modalidade do frete e caso necessário, especificar a Transportadora e os valores de frete e seguro, volumes que serão transportados com peso bruto e líquido além do endereço de entrega;
Definir a Forma de pagamento da venda com o meio de recebimento alinhado com o cliente. Inserir as duplicatas de cobrança conforme a forma de pagamento definida.
3) Produtos da Nota Fiscal
Descrever o nome do produto, NCM, quantidade comercial e tributária, valor unitário comercial e tributário, código GTIN;
Especificar o CFOP;
Especificar os impostos recolhidos (IPI, PIS, COFINS, ICMS, ICMS ST, FCP e FCP ST);
Para cada imposto deve ser definido o Código de Situação Tributária (CST), este código define as regras de preenchimento das informações obrigatórias;
Caso o produto possua ICMS ST, deve ser informado o CEST (Código Especificador da Substituição Tributária);
Caso for uma venda para uma pessoa física, deve ser preenchido os dados do Diferencial de Alíquota – DIFAL.
4) Total da Nota Fiscal
Especificar valores aproximados dos tributos caso o destinatário for consumir final e revisar os valores totais da Nota Fiscal de Venda.
5) Mensagem de Informações Adicionais
Caso necessário, digitar no campo de Informações adicionais o número do pedido de venda e endereço de entrega da mercadoria.
E qual o CFOP para vendas para fora do Estado?
Nas operações de venda dentro do Estado deve ser utilizado códigos que iniciam com o número 6, abaixo alguns CFOPs:
6102 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros (para clientes sem substituição tributária);
6104 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, efetuada fora do estabelecimento;
6108 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, destinada a não contribuinte;
6110 – Venda de mercadoria, adquirida ou recebida de terceiros, destinada à Zona Franca de Manaus ou Áreas de Livre Comércio;
6114 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros remetida anteriormente em consignação mercantil;
6115 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, recebida anteriormente em consignação mercantil;
6117 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros, originada de encomenda para entrega futura;
6119 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros entregue ao destinatário por conta e ordem do adquirente originário, em venda à ordem;
6120 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros entregue ao destinatário pelo vendedor remetente, em venda à ordem;
6123 – Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros remetida para industrialização, por conta e ordem do adquirente, sem transitar pelo estabelecimento do adquirente;
6403 – Venda de mercadoria, adquirida ou recebida de terceiros, sujeita ao regime de substituição tributária (quando sua empresa paga o imposto referente a venda para outro Estado);
6404 – Venda de mercadoria sujeita ao regime de substituição tributária, cujo imposto já tenha sido retido anteriormente;
6551 – Venda de bem do ativo imobilizado;
6922 – Lançamento efetuado a título de simples faturamento decorrente de venda para entrega futura.
Outro ponto importante para se atentar é as mudanças do ICMS que se validaram em janeiro de 2016. Seguem abaixo as especificações do ICMS, conforme a Emenda:
Através da Emenda Constitucional 87/2015 foi instituído, com vigência a partir de 2016, o “Diferencial de Alíquotas do ICMS a Consumidor Final não Contribuinte”. Nas operações e prestações que destinem bens e serviços a consumidor final, contribuinte ou não do imposto, localizado em outro Estado, adotar-se-á a alíquota interestadual e caberá ao Estado de localização do destinatário o imposto correspondente à diferença entre a alíquota interna do Estado destinatário e a alíquota interestadual. A responsabilidade pelo recolhimento do imposto correspondente à diferença entre a alíquota interna e a interestadual será atribuída:
- A)Ao destinatário, quando este for contribuinte do imposto;
- B)Ao remetente, quando o destinatário não for contribuinte do imposto. O imposto correspondente à diferença entre a alíquota interna e a interestadual será partilhado entre os Estados de origem e de destino, na seguinte proporção: Para o ano de 2018: 80% (oitenta por cento) para o Estado de destino e 20% (vinte por cento) para o Estado de origem; A partir do ano de 2019: 100% (cem por cento) para o Estado de destino.
NOTA FISCAL COMPLEMENTAR
A nota fiscal complementar é necessária quando é preciso adicionar valores não informados na nota fiscal original ou quando há algum erro.
As situações são as seguintes: diferença de preço em prestação ou operação, erro no número de mercadoria, lançamentos de impostos de forma equivocada, quando não há lançamento de impostos e caso haja mudanças no câmbio que modifiquem o preço da operação.
Caso precise dessa nota fiscal, você deverá preencher com atenção para evitar mais transtornos. Fique atento a nossas dicas.
1) Dados do destinatário da NF
Nos dados do destinatário/remetente indicar os menos dados da Nota Fiscal de origem;
2) Informações gerais da Nota Fiscal
Na identificação da Nota Fiscal Eletrônica colocar a finalidade de emissão: NF-e Complementar;
Deve ser inserido na área de Documentos Referenciados a chave de acesso da Nota Fiscal que você está complementando.
3) Produtos da Nota Fiscal
Nos campos de Código de Produto e Descrição do Produto utilizar as mesmas dados da Nota Fiscal de origem;
Em Quantidade de Produto: preencher com 0 (zero) ou quantidade a ser ajustada – Por exemplo, se o correto no total são 10 produtos, mas na Nota Fiscal Original você apontou somente 6, agora deve indicar 4;
Em Valor Total dos Produtos: informar 0 (zero) quando não houver necessidade de complemento do campo, assim também como nos campos demais.
4) Total da Nota Fiscal
Deve ser somado o valor dos campos que foram complementados e pode ser preenchido com 0 (zero) os campos que não foram alterados dentro dos produtos.
5) Mensagem de Informações Adicionais
Em informações complementares: Preencha conforme o regulamento, mas é muito importante sempre colocar o número e data da Nota Fiscal Original, indicando que a que você está emitindo agora a complementar.
